10 wskazówek prawnych pomocnych przed zawarciem umowy!

Prowadząc działalność gospodarczą, czy też działając na podstawie umów cywilnoprawnych warto zadbać o aspekty prawne związane z zawieraniem umów. W dzisiejszym wpisie wskażę Ci na co powinieneś zwrócić uwagę, aby ułatwić sobie prowadzenie firmy i o czym powinieneś pamiętać zawierając umowę, aby ustrzec się przed błędami, które mogą sporo kosztować.

Tytułem wstępu, zanim przedstawię Ci 10 wskazówek prawnych pomocnych w rozwoju Twojego biznesu, muszę Ci przypomnieć, że najlepszym zabezpieczeniem Twoich interesów jest spisanie wszelkich praw i obowiązków, czyli zawarcie umowy.

Pamiętaj też o tym, że umowy możesz negocjować! Nie musisz zgadzać się ze wszystkimi zapisami zaproponowanymi przez drugą stronę. Oczywiście niektóre zapisy są obligatoryjne, a inne, nawet jeśli nie zostaną wprowadzone do umowy będą obowiązywały z mocy samego prawa. Musisz mieć tego świadomość. Wszystko zależy od konkretnego przypadku!

Zanim jednak umowę podpiszesz/zawrzesz, przeczytaj ją dokładnie łącznie ze wszystkimi załącznikami do niej, które stanowią integralną część umowy. Często bowiem to w załącznikach mogą kryć się dodatkowe postanowienia, które nie zawsze będą dla Ciebie korzystne.

10 WSKAZÓWEK PRAWNYCH PRZED ZAWARCIEM UMOWY - DLA FREELANCERÓW I NIE TYLKO

1. Sprawdź, z kim zawierasz umowę.

Zawierając jakąkolwiek umowę należy sprawdzić, czy druga strona jest w ogóle uprawniona do jej zawarcia. Czy pracownik firmy, z którym negocjowałeś umowę jest stroną tej umowy i może ją podpisać? Raczej nie, chyba że ma do tego odpowiednie uprawnienie.

Jeśli stroną umowy jest spółka, to należy sprawdzić jej reprezentację. Jeśli umowę zawiera pełnomocnik, trzeba zweryfikować, czy ma pełnomocnictwo oraz przez kogo zostało udzielone.

Błędne lub niepełne oznaczenie stron może spowodować negatywne konsekwencje w przyszłości, łącznie z uznaniem umowy za nieważną!

Ponieważ temat jest obszerny, odeślę Cię do wpisu „Jak prawidłowo oznaczyć strony umowy? Praktyczny poradnik dla freelancerów.” Znajdziesz tam garść wskazówek, jak prawidłowo opisywać strony umowy oraz jak weryfikować, czy dana osoba może umowę zawrzeć.

2. Forma pisemna pod rygorem nieważności.

Jeśli w umowie spotykasz się z zapisem „Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”, to pamiętaj o tym, że zmiany dokonane w innej formie (np. ustnie, mailowo) będą nieważne!

Co to jest forma pisemna? Umowa podpisana własnoręcznie, albo przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie spełniała te przesłanki. Ale skan podpisanej umowy takiej formy już spełniał nie będzie!

Jeśli taki zapis znalazł się w Twojej umowie, to zadbaj o to, aby wszelkie zmiany wprowadzane były aneksem do umowy (podpisanym przez obie strony).

Zanim jednak na taki zapis się zgodzisz, zastanów się, czy zmiany nie będą wprowadzane często, np. z racji tego, że projekt wykonujesz zdalnie. Jeśli klient będzie chciał zmienić jakieś ustalenia, będziesz musiał czekać, aż dostaniesz „papier”, aby móc działać dalej, aby nie narazić się później na zarzut nieprzestrzegania warunków umowy.

Przykład:

Paweł zawarł z Januszem pisemną umowę dotyczącą stworzenia strony internetowej. Umowa ta zawiera klauzulę nieważności zmian bez zachowania formy pisemnej. Projekt ma być wykonywany zdalnie. Janusz (zlecający) pisze maila do Pawła, że on jednak chciałby zmienić wcześniejsze ustalenia, bo bardziej podoba mu się kolor czerwony, a nie zielony, który był motywem przewodnim i został zapisany w umowie. Paweł zatem nie czekając na pisemne potwierdzenie przystępuje do działania i zmienia wszystko, dopasowując pod kolor zielony. Janusz miał umowę przesłać pocztą, ale jakoś zapomniał. Po czym nagle, jak Paweł oddał gotową stronę, Janusz stwierdza, że przecież miała być czerwona! Co ma zrobić Paweł? Zmiany umowy czynione mailowo były nieważne! Nie powinien w ogóle działać na podstawie maila, którego dostał od Janusza; powinien poczekać, aż będzie miał podpisany aneks do umowy.

3. Zastrzeżenie właściwości sądu.

Jeśli zawierasz umowę z kimś, kto ma siedzibę na drugim końcu Polski, warto zabezpieczyć się dodatkowo przed ewentualnymi podróżami, jeśli dojdzie między wami do sporu sądowego w przedmiocie umowy.

W tym celu, możesz wprowadzić do umowy zapis, zgodnie z którym w przypadku sporu sądem właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy dla Twojej siedziby/miejsca prowadzenia działalności. Wówczas, jeśli kontrahent będzie chciał Cię pozwać, to on będzie musiał się pofatygować do sądu w Twojej miejscowości.

Można również wprowadzić zapis, że sądem właściwym dla rozstrzygania sporów będzie sąd właściwy dla siedziby powoda (wówczas, to każdorazowy powód będzie wytaczał powództwo według właściwości swojej siedziby, a pozwany będzie musiał się dostosować).

4. Składanie oświadczeń – zachowanie terminu.

Jeśli w umowie masz zapis, że jakiekolwiek oświadczenia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, to już wiesz, zgodnie ze wskazówką nr 2, że oświadczeń tych nie możesz złożyć w innej formie. Musisz jeszcze pamiętać o zachowaniu odpowiedniego terminu (sprawdź swoją umowę)!

Oświadczenie woli jest złożone drugiej stronie w momencie, w którym mogła się z nim zapoznać.

Oświadczeniem takim jest np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy. Jeśli umowa przewiduje na to np. termin miesięczny, liczony na koniec miesiąca kalendarzowego, to musisz zadbać o to, aby wypowiedzenie zostało złożone w odpowiednim terminie, aby strona mogła się z nim zapoznać. Np. jeśli chcesz zakończyć umowę z końcem marca, to druga strona umowy Twoje wypowiedzenie powinna otrzymać jeszcze w lutym! Decydujący jest termin odbioru listu poleconego przez drugą stronę, a nie termin wysłania listu z wypowiedzeniem przez Ciebie.

WAŻNE!
Inne zasady obowiązują przy wysyłaniu pism sądowych (są one uregulowane w odpowiednich procedurach).

Pamiętaj też o tym, aby wszelkie oświadczenia wysyłać listem poleconym (zachowaj sobie oczywiście potwierdzenie nadania/odbioru).

5. Zadatek, czy zaliczka?

Podpisując umowę warto zabezpieczyć się przed jej niewykonaniem przez drugą stronę. Służy temu zadatek, a nie zaliczka! Ponieważ temat omówiłam we wcześniejszym wpisie, zapraszam do jego lektury: „Zadatek, czy zaliczka? Odwieczne pytanie.”

6. Kara umowna.

Zabezpieczeniem wykonania umowy może być również wprowadzenie zapisu o karze umownej. Pamiętaj o tym, że karę taką można wprowadzić tylko na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, które jest niepieniężne!

Nie zastrzegaj zatem kary na wypadek nieuregulowania faktury w terminie! W takim przypadku przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie, albo wyższe odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Rodzaj odsetek zależy od tego, z kim zawierasz umowę – czy z przedsiębiorcą, czy też nie.

O tym, czym jest kara umowna, czy można ją zmniejszyć i czy zamiast wykonywać umowę możesz zapłacić karę umowną przeczytasz we wpisie „Kara umowna – siedem pytań, siedem odpowiedzi.”

7. Odstąpienie od umowy, czy wypowiedzenie umowy?

Często spotykam się ze stwierdzeniem, że druga strona „zerwała umowę”. Tylko co to oznacza na gruncie prawa? Zakończenie trwającej umowy może nastąpić bądź przez jej wypowiedzenie, bądź przez odstąpienie od niej (oczywiście strony mogą zakończyć umowę również za porozumieniem, jeśli taka jest ich wola).

Różnica między wypowiedzeniem, a odstąpieniem jest znaczna i warto ją znać, aby nie popełnić błędu.

Z wypowiedzeniem umowy mamy do czynienia w sytuacji, kiedy druga strona składa oświadczenie o wypowiedzeniu (pod warunkiem oczywiście, że umowa złożenie wypowiedzenia dopuszcza). Jeśli strona wypowiedzenie złożyła w przewidzianej formie i w odpowiednim terminie, umowa (po upływie okresu wypowiedzenia) się kończy, a strony się rozchodzą i nie muszą dokonywać już żadnych wyliczeń, ani nic sobie zwracać.

Odstąpienie od umowy ma natomiast ten skutek, że umowa uważana jest za niezawartą od samego początku, a strony zwracają sobie to, co dotychczas świadczyły! Jak widzisz zatem, różnica jest ogromna!

Oczywiście wszystko zależy od konstrukcji umowy. W umowie można bowiem dowolnie uregulować kwestie związane z wypowiedzeniem, czy odstąpieniem. Warto jednak pamiętać, że nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów (więcej przeczytasz we wpisie „Umowa zlecenia – na co warto zwrócić uwagę?”).

8. Forma zawarcia umowy – czy można mailem?

Jeśli chodzi o formę, w jakiej umowa może być zawarta, to jest ona co do zasady dowolna. Co do zasady, ponieważ istnieją wyjątki przewidziane przez przepisy! Np. umowy dotyczące nieruchomości muszą być zawarte w formie aktu notarialnego, umowy dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Jeśli jednak zawierasz umowę, dla której nie ma zastrzeżonej szczególnej formy, to możesz zawrzeć ją nawet mailem, smsem, czy przez Messengera.

Oczywiście zalecam daleko idącą ostrożność, ponieważ w razie ewentualnego sporu należy udowodnić swoje racje. Wszelkie umowy opiewające na większą kwotą dla bezpieczeństwa lepiej zawierać na piśmie. W takiej umowie można też konkretniej ustalić swoje prawa i obowiązki.

Jeśli jednak chcesz zawrzeć umowę mailem, to możesz to zrobić. Wszystkie przesłanki omówiłam we wpisie „Umowa zawarta przez email – czy ma moc prawną i jest ważna?”.

9. Faktura z podpisem kontrahenta, czy bez?

W dobie nowych technologii, programów do automatycznego wystawiania i wysyłki faktur, mało kto praktykuje jeszcze wysyłkę faktur pocztą i żąda podpisu na fakturze od drugiej strony. Ale czy słusznie?

Faktura podpisana przez drugą stronę (czyli osobę uprawnioną do zawarcia umowy) ma ten walor, że zgodnie z przepisami jest podstawą do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Postępowanie takie wprowadza kilka udogodnień, z których można skorzystać. Ponosisz np. mniejszą opłatę wstępną od pozwu. Ponadto, możesz zwrócić się z nakazem zapłaty do komornika o zabezpieczenie roszczenia. Czasami to właśnie dzięki temu będziesz mógł później odzyskać swoje pieniądze.

10. Windykacja należności.

Wykonałeś usługę, wystawiłeś fakturę i czekasz, aż klient zapłaci. Termin mija, kontrahent najpierw tłumaczy, że to wina księgowości, a potem już nie odpisuje na maile, ani nie odbiera telefonów. Co zrobić?

Nie czekaj! Działaj! Pamiętaj, że płatności się przedawniają. Nie czekaj, aż minie termin. Wezwij kontrahenta do zapłaty. Jeśli nie zareaguje na wezwanie, możesz udać się do adwokata, który sporządzi list adwokacki z wezwaniem do uiszczenia należności w odpowiednim terminie. Czasami taka forma jest skuteczniejsza i szybsza.

Jeśli klient jednak nie ma ochoty na uregulowanie swojego zobowiązania, a metody windykacji miękkiej zawiodły, musisz wnieść sprawę do sądu. Pamiętaj, że im szybciej to zrobisz, tym lepiej. Sprawy w sądzie trwają dosyć długo, dlatego lepiej działać od razu. Oczywiście w tej kwestii również możesz zwrócić się do adwokata.

§ WARTO ZAPAMIĘTAĆ

♦ sprawdź, z kim zawierasz umowę – czy osoba może reprezentować stronę, albo ma odpowiednie umocowanie do zawarcia umowy;

♦ jeśli w umowie zastrzeżono formę pisemną pod rygorem nieważności, to wszelkie zmiany dokonane w innej formie będą nieważne;

♦ w umowie możesz umówić się, że sądem właściwym do rozstrzygania ewentualnych sporów powstałych na tle wykonywania umowy będzie np. Twój sąd (w sensie sąd, do którego masz bliżej);

♦ przy wysyłaniu wszelkich oświadczeń do innych (nie do sądu) liczy się data odbioru pisma i zapoznania się z treścią oświadczenia, a nie data nadania;

♦ zadatek a zaliczka to dwie odmienne instytucje prawne – zabezpieczeniem umowy będzie zadatek;

♦ kara umowna może być zastrzeżona tylko na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, które jest niepieniężne;

♦ odstąpienie od umowy wywołuje inne skutki prawne, niż jej wypowiedzenie;

♦ umowę można zawrzeć mailem (jest to forma dokumentowa) – ale nie każdą;

♦ jeśli kontrahent podpisze wystawioną przez Ciebie fakturę będziesz w lepszej sytuacji, jeśli będziesz musiał się procesować o zapłatę;

♦ jeśli ktoś zalega Ci z zapłatą, podejmij szybko działanie, nie czekaj. Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej, udaj się do adwokata (w sensie - skontaktuj się ze mną 😉).

Stan prawny na dzień: 26.03.2019

Jeśli masz pytania lub problem prawny, zawsze możesz się ze mną skontaktować.

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się nim z innymi albo zostaw komentarz. Będzie mi miło!