Właściwe oznaczenie stron umowy ma duże znaczenie dla ważności umowy oraz dochodzenia swoich praw. Błędne lub niepełne oznaczenie stron może powodować różne komplikacje związane z zawieraną umową na późniejszym etapie, a nawet doprowadzić do jej nieważności. Warto poświęcić trochę czasu i uwagi na ustalenie, jak prawidłowo opisać strony, jakie dane powinno się zawrzeć, kto umowę powinien podpisać. Mam nadzieję, że poniższy poradnik wraz z przykładami sprawi, że oznaczanie stron nie będzie już dla Ciebie żadnym problemem.
STRONY UMOWY – CZYLI KTO?
Prawidłowe oznaczenie stron umowy jest kwestią fundamentalną podczas zawierania umów. Tylko kto jest właściwie stroną umowy? Stroną umowy jest podmiot, którego prawa i obowiązki zostają określone w umowie.
Najczęściej umowy zawierane są przez osoby fizyczne, albo prawne (np. spółki z o.o., spółki akcyjne, stowarzyszenia, fundacje), ale często występują też podmioty będące jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, tzw. ułomne osoby prawne (np. spółka jawna, partnerska, komandytowa). Poniżej zajmiemy się omówieniem niektórych podmiotów. Podam Ci także przykłady, które możesz stosować w swoich umowach ?
Zawierając umowę czy to z osobą prawną, czy też z tzw. ułomną osobą prawną należy zwrócić szczególną uwagę na właściwą reprezentację!
OSOBY FIZYCZNE
Podpisując umowę z osobą fizyczną wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) warto zweryfikować wszelkie dane na stronie prowadzonej przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.
Osoba fizyczna
Każda osoba fizyczna posiada zdolność prawną, co oznacza, że jest podmiotem praw i może zaciągać zobowiązania. Od zdolności prawnej należy odróżnić zdolność do czynności prawnych.
Posiadanie przez osobę fizyczną pełnej zdolności do czynności prawnych jest sytuacją najbardziej komfortową przy zawieraniu umów; wówczas taka osoba może podpisać umowę sama. Pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletniości.
Umowy zawierane z osobami, które mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych (małoletni, którzy ukończyli lat trzynaście oraz osoby ubezwłasnowolnione częściowo) dla swej ważności wymagają co do zasady zgody przedstawiciela ustawowego.
Zawarcie umowy z osobą, która nie ma zdolności do czynności prawnych (osoby, które nie ukończyły lat trzynastu oraz osoby ubezwłasnowolnione całkowicie) co do zasady skutkuje jej nieważnością.
W interesie stron umowy jest jak najdokładniejsze określenie osoby, z którą ma być zawarta umowa. Oczywistością jest wskazanie imienia i nazwiska. Warto dodać do tego informację indywidualizujące osobę, np. PESEL, NIP. W umowie należy również wskazać miejsce zamieszkania stron umowy. W razie dochodzenia bowiem praw z umowy, zasadą jest, że powództwo wytacza się przed sąd pierwszej instancji, w którego okręgu pozwany (Twój kontrahent) ma miejsce zamieszkania.
Osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą
Zawierając umowę z osobą fizyczną będącą przedsiębiorcą (czyli z przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG) należy pamiętać o jego prawidłowym oznaczeniu. W praktyce to właśnie tutaj występuje najwięcej błędów. Strony w umowie często wskazują, że umowa zawarta jest między „firmą A”, a „firmą B”. Jest to nieprawidłowe.
Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, czyli Adam Nowak. Adam Nowak działa pod firmą, a firmą Adama Nowaka jest jego imię i nazwisko! Oczywiście firma może zawierać również pseudonim lub określenia wskazujące na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz inne określenia dowolnie obrane.
Czy oznaczenie w tej sytuacji strony w umowie jako „ABC Cukiernia reprezentowana przez Adama Nowaka” jest zatem prawidłowe? Otóż nie! Stroną umowy jest bowiem Adam Nowak. Poniżej przykład, jak powinno wyglądać właściwe oznaczenie w umowie osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą.
Przykładowe oznaczenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą:
Adam Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ABC Cukiernia Adam Nowak, ze stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem ……………………………, zam. ………….… [miejsce zamieszkania], legitymujący się dowodem osobistym, posiadający numer PESEL ………….., NIP ……………………, REGON………………
Spółka cywilna
Twoi kontrahenci działają w formie spółki cywilnej. Przygotowałeś właśnie umowę i wpisałeś, że umowa zawierana jest pomiędzy „Adamem Nowakiem prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą ABC Cukiernia Adam Nowak, a Spółką cywilną reprezentowaną przez ….”. Brawo! Pierwszą stronę oznaczyłeś poprawnie. Ale tylko pierwszą; niestety oznaczenie drugiej strony jest błędne (a ten błąd popełnia wiele osób).
Jeśli masz do czynienia ze spółką cywilną, to pamiętaj, że spółka cywilna to tylko umowa zawierana między wspólnikami. Sama spółka nie ma zdolności do zawierania umów i nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Zdolność do zawierania umów posiadają wszyscy wspólnicy tej spółki!
Jeśli chcemy zawrzeć umowę ze wspólnikami spółki cywilnej, musimy pamiętać o tym, aby w samej umowie wskazać wszystkich wspólników spółki. Nie ma tu znaczenia fakt, kto w imieniu wspólników jest uprawniony do podpisania umowy.
Przykładowe oznaczenie spółki cywilnej:
……………….. [imię i nazwisko], zam. ………….… [miejsce zamieszkania], legitymujący się dowodem osobistym, posiadający numer PESEL ………….., NIP ……………………, REGON……………….. oraz
……………….. [imię i nazwisko], zam. ………….… [miejsce zamieszkania], legitymujący się dowodem osobistym, posiadający numer PESEL ………….., NIP ……………………, REGON……………….. ,
prowadzący wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod firmą ………………………………. s.c. [nazwy wspólników], adres ………………….. NIP ……….., REGON ………….. .
W sytuacji kiedy spółka cywilna jest reprezentowana tylko przez jednego wspólnika (a nie przez wszystkich) ważne jest, aby zaznaczyć to odpowiednio w umowie.
Przykład:
Reprezentowana przez wspólnika ……………… [nazwa wspólnika] na podstawie uchwały wspólników z dnia ……………., stanowiącej załącznik nr …. do umowy.
TZW. UŁOMNE OSOBY PRAWNE I OSOBY PRAWNE
Zawierając umowę z tzw. ułomną osobą prawną (np. spółką jawną, partnerską, komandytowo-akcyjną), czy też z osobą prawną (np. spółką z o.o.) zawsze należy zwrócić uwagę na właściwą reprezentację. Uprawnienie do reprezentacji może wynikać z ustawy. Strona może również umocować inny podmiot do reprezentacji, np. poprzez udzielenie pełnomocnictwa, czy prokury.
Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić, kto jest uprawniony do reprezentacji !!! Można to zrobić poprzez wpisanie np. numeru KRS spółki na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. W niektórych sytuacjach zasadne jest również sprawdzenie umowy spółki.
Spółka jawna
W spółce jawnej każdy wspólnik ma prawo samodzielnie reprezentować spółkę, a prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Jednakże sama umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony lub ograniczony prawa do reprezentowania spółki, ewentualnie że jest uprawniony do reprezentowania spółki łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Co ważne, takie postanowienia lub ograniczenia nie będą wiążące dla osób trzecich. Odnoszą się jedynie do stosunków wewnętrznych w spółce.
Przykładowe oznaczenie spółki jawnej:
………………………… spółka Jawna z siedzibą w …………………, przy ul. ……………………, ………… [kod pocztowy], wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ………………………………………, Wydział …………….. pod nr KRS …………………………., NIP ……………………………., REGON ………………….., reprezentowana przez
………………………….. – Wspólnika
………………………….. – Prokurenta.
Spółka partnerska
W spółce partnerskiej każdy partner ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych istnieje możliwość powołania zarządu, który będzie reprezentował spółkę. Godne podkreślenia jest to, że partnerami w spółce partnerskiej mogą być wyłącznie osoby fizyczne uprawnione do wykonywania wolnych zawodów, np. lekarze, adwokaci, architekci, doradcy podatkowi.
Przykładowe oznaczenie spółki partnerskiej:
………………………… spółka partnerska lekarzy z siedzibą w …………………, przy ul. ……………………, ………… [kod pocztowy], wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ………………………………………., Wydział …………….. pod nr KRS …………………………., NIP ……………………………., REGON ………………….., reprezentowana przez
………………………….. – Prezesa Zarządu.
Spółka komandytowa
Wspólnikami spółki komandytowej są komplementariusze i komandytariusze. To komplementariusze reprezentują spółkę. Komplementariusz może być, zgodnie z k.s.h., pozbawiony prawa reprezentacji spółki z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu. Takie pozbawienie prawa reprezentacji podlega zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego. Komandytariusz nie ma prawa reprezentowania spółki. Może on jednak być jej pełnomocnikiem albo prokurentem. Wspólnikami spółki komandytowej mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i każda spółka prawa handlowego.
Przykładowe oznaczenie spółki komandytowej:
………………………… spółka komandytowa z siedzibą w …………………, przy ul. ……………………, ………… [kod pocztowy], wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ………………………………………., Wydział …………….. pod nr KRS …………………………., NIP ……………………………., REGON ………………….., reprezentowana przez
………………………….. – Komplementariusza
………………………….. – Komplementariusza.
Spółka komandytowo – akcyjna
Spółka komandytowo – akcyjna składa się z komplementariuszy i akcjonariuszy. Mogą ją reprezentować komplementariusze, którzy nie zostali pozbawieni prawa reprezentacji. Akcjonariusz może reprezentować spółkę jedynie jako pełnomocnik lub prokurent.
Przykładowe oznaczenie spółki komandytowo – akcyjnej:
………………………… S.K.A. z siedzibą w …………………, przy ul. ……………………, ………… [kod pocztowy], wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ………………………………………., Wydział …………….. pod nr KRS …………………………., NIP ……………………………., REGON ………………….., reprezentowana przez
………………………….. – Komplementariusza.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Zgodnie z przepisami prawa, zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. W sytuacji kiedy zarząd jest jednoosobowy, prawo do reprezentacji spółki przysługuje jedynemu jego członkowi. Natomiast, jeśli zarząd jest wieloosobowy, to sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Ponadto, możliwe jest ustanowienie prokury jednoosobowej lub łącznej.
Przykładowe oznaczenie spółki z o.o.:
………………………… sp. z o.o. z siedzibą w …………………, przy ul. ……………………, ………… [kod pocztowy], wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ………………………………………., Wydział …………….. pod nr KRS …………………………., NIP ……………………………., REGON ………………….., o kapitale zakładowym w wysokości ………………, reprezentowana przez
………………………….. – Prezesa Zarządu
………………………….. – Członka Zarządu.
Spółka akcyjna
W spółce akcyjnej zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją. Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków. W przypadku zarządu wieloosobowego, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem, chyba że statut stanowi inaczej.
Przykładowe oznaczenie spółki akcyjnej:
………………………… S.A. z siedzibą w …………………, przy ul. ……………………, …………[kod pocztowy], wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy ………………………………………., Wydział …………….. pod nr KRS …………………………., NIP ……………………………., REGON ………………….., o kapitale zakładowym w wysokości ………………, reprezentowana przez
………………………….. – Prezesa Zarządu
………………………….. – Członka Zarządu.
§ WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Przed podpisaniem każdej umowy warto zwrócić uwagę na kilka poniższych kwestii:
♦ pamiętaj o tym, aby w umowie znalazły się numery PESEL/NIP/KRS stron umowy;
♦ zweryfikuj odpowiednio w CEIDG lub w KRS sposób reprezentacji;
♦ należy pamiętać o wskazaniu formy prawnej prowadzonej działalności;
♦ dobrą praktyką jest to, aby do umowy dołączyć w formie załączników odpis z CEIDG albo KRS;
♦ jeśli strona jest reprezentowana przez pełnomocnika, zadbaj o dołączenie do umowy dokumentu pełnomocnictwa, na mocy którego może on reprezentować daną stronę umowy;
♦ dbaj o prawidłowe oznaczenie stron umowy – dla swojego bezpieczeństwa prawnego.
The form you have selected does not exist.
Zostaw Komentarz