Umowa zawarta przez email – czy ma moc prawną i jest ważna?

Czy umowa zawarta przez email jest ważna? W swojej pracy często spotykam się z mitem, że brak pisemnej umowy pozbawia możliwości dochodzenia swoich praw. Klient uzgadnia coś mailowo, płaci za usługę, druga strona zaś nie zamierza robić nic, ponieważ twierdzi, że nie zawarła żadnej umowy! Zapomina o wymienionych mailach! Kiedyś nie było Internetu, maili, smsów, mediów społecznościowych i problemów prawnych z tym związanych. Czasy jednak się zmieniły. Obecnie wszyscy wiedzą, że umowę można zawrzeć na piśmie, a nawet ustnie. Natomiast na pytanie, czy umowa zawarta przez email jest ważna, nie każdy zna odpowiedź. Jeśli chcesz wiedzieć, czy umowę można zawrzeć poprzez pocztę elektroniczną, smsa, czy Messengera, czytaj dalej.

Szukając odpowiedzi na pytanie, czy umowa zawarta przez e-mail ma moc prawną i jest ważna, najpierw należy wyjaśnić, czym jest umowa, co to jest forma dokumentowa i co jest dokumentem.

UMOWA – CO TO TAKIEGO?

Umowa to zgodne porozumienie stron, które ustala ich wzajemne prawa i obowiązki. Zawarcie umowy polega zatem na złożeniu zgodnych oświadczeń woli. Umowy zawieramy codziennie, nawet nie zdając sobie z tego sprawy – kupując gazetę w kiosku, robiąc zakupy w sklepie, wsiadając do autobusu składamy swoje oświadczenia woli.

Czym jest oświadczenie woli?

Oświadczenie woli to każde zachowanie się osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny i zmierza do wywołania skutku prawnego w postaci powstania, zmiany, czy ustania stosunku prawnego. Kiedy składasz oświadczenie woli? Np. kupując gazetę w kiosku. Wybierasz gazetę i dajesz pieniądze – nie musisz nawet nic mówić, ani nic podpisywać. Twoje zachowanie bowiem świadczy o tym, że chcesz wywołać pewien skutek – kupić gazetę (zawierasz umowę sprzedaży).

Formy zawarcia umowy

Kodeks cywilny przewiduje różne formy, w jakich może dojść do zawarcia umowy. Zawarcie umowy możliwe jest w formie:
– pisemnej (umowa podpisana własnoręcznie przez strony);
– dokumentowej;
– elektronicznej (konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny);
– pisemnej z notarialnym poświadczeniem podpisu;
– pisemnej z poświadczeniem daty;
– aktu notarialnego;
– ustnej;
– w sposób dorozumiany.

WAŻNE!

Co do zasady przy zawieraniu umów nie jest wymagane zachowanie szczególnej formy, jednakże istnieją liczne wyjątki od tej zasady.

CO TO JEST FORMA DOKUMENTOWA?

Forma dokumentowa została wprowadzona do Kodeksu cywilnego dopiero 8 września 2016 roku. Celem wprowadzenia jej do porządku prawnego było przystosowanie przepisów prawa do panujących realiów życiowych.

Kodeks cywilny stanowi, że:

Art. 77². Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Wiesz już zatem, że do zachowania formy dokumentowej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli. Złożenie oświadczenia woli musi zaś nastąpić w postaci dokumentu. Ponadto, musi istnieć możliwość ustalenia osoby, która to oświadczenie złożyła.

Co jest dokumentem?

Myśląc o dokumencie zapewne wyobrażasz sobie kartkę papieru. Ale kodeksowa definicja dokumentu jest o wiele szersza.

Art. 77³. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Czyli co? W praktyce dokumentem, czyli nośnikiem informacji jest to wszystko, na czym można dokonać zapisu treści, a potem to odtworzyć. Przykładowo będzie to właśnie e-mail, sms, wymiana treści poprzez media społecznościowe, czy też nagrania video i dźwiękowe.

Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie

Istotnym elementem zachowania formy dokumentowej jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie woli. A skoro umowa zawierana jest przez e-mail, to skąd mieć pewność kto go wysłał i z kim umowa została zawarta?

Należy zadbać o to, aby osoby wysyłające maile podpisywały się pod treścią wiadomości, a najlepiej, aby adres e-mail zawierał jeszcze imię i nazwisko w nazwie.

Czy umowa zawarta przez email jest ważna?

Czy zatem możesz zawrzeć umowę przez e-mail i będzie ona miała moc prawną, czyli będzie ważna? Tak, zgodnie bowiem z przepisami umowy mogą być zawierane poprzez e-maile, media społecznościowe (facebook, twitter), smsy, czy nagrania video/tekstowe, np. poprzez skype’a.

Pamiętaj tylko, że kluczowym elementem do zachowania ważności formy dokumentowej będzie zawsze możliwość ustalenia osoby, która składa oświadczenie woli. Należy bowiem wiedzieć, kto zawiera umowę. Wiedz również, że nie każdą umowę możesz zawrzeć w takiej formie. Szczegóły znajdziesz poniżej.

CZY KAŻDA UMOWA ZAWARTA W FORMIE DOKUMENTOWEJ (NP. PRZEZ EMAIL) JEST WAŻNA?

Niestety, ale nie wszystkie umowy mogą być zawierane w takiej formie. Tym samym nie każda umowa zawarta poprzez e-mail będzie ważna i skuteczna. Pamiętaj, że czasami przepisy prawa wymagają dla jakiejś czynności szczególnej formy prawnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeśli nie zachowasz wymaganej formy, umowa będzie po prostu nieważna.

Dla ważności poniższych umów wymagane jest zachowanie formy szczególnej:
• sprzedaż nieruchomości – umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego;
• umowa przeniesienia majątkowych praw autorskich wymaga zachowania formy pisemnej;
• udzielenie licencji wyłącznej – też tylko pisemnie.

Jak freelancer zapewne będziesz miał często do czynienia z umowami dotyczącymi praw autorskich. Warto zapamiętać, że dwie powyższe wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Przepisy przewidują jeszcze inne przypadki, gdzie forma czynności jest z góry określona. W związku z tym, zawsze należy sprawdzić, czy w przypadku jakiejś umowy nie jest ustawowo zastrzeżona forma szczególna.

PROBLEMY ZWIĄZANE Z FORMĄ DOKUMENTOWĄ

Korzystanie z formy dokumentowej w celu zawarcia umowy rodzi też szereg problemów, o których warto wiedzieć.

Pamiętaj o istotnych postanowieniach umowy!

Pewnym problemem związanym z formą dokumentową może być niezachowanie pewnych rygorów i formalizmów. W porządku prawnym, aby doszło do skutecznego zawarcia umowy muszą być spełnione pewne przesłanki. Należy ustalić istotne postanowienia umowy, tzw. essentialia negotii (zazwyczaj określenie stron, przedmiotu zawieranej umowy, ceny).

W przypadku umów zawieranych poprzez media społecznościowe (choćby facebooka, twittera) może dojść do wątpliwości natury prawnej, czy aby rzeczywiście doszło do zawarcia umowy? Często bowiem rozmowy przeprowadzane poprzez te media cechują się dużą swobodą. Czasami może to być powodem nieważności umowy, a czasami sporów prawnych nad warunkami jej wykonania. Pamiętaj zatem, aby określić podstawowe elementy umowy.

Zobacz, jaką przewidziano formę dla zmiany zawartej umowy!

Czasami bywa tak, że strony w pisemnej umowie określają, że do jej zmiany może dojść tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności. A następnie wymieniają pomiędzy sobą maile, w których ustalają, co ulega zmianie. Czy w takim razie te mailowe ustalenia są ważne? Uznać należy, że ustalenia poczynione poprzez pocztę elektroniczną nie muszą być wtedy wiążące!

Chcąc uniknąć takiego problemu, warto wprowadzić do umowy zawieranej pisemnie odpowiedni zapis. Na mocy takiego zapisu można zastrzec, że konkretne postanowienia umowy mogą być zmieniane także w formie dokumentowej (poprzez e-mail). Praktyka pokazuje bowiem, że o wiele wygodniej jest stronom korygować postanowienia umowy w postaci mailowej, niż pisemnej. Wprowadzenie takiego zapisu spowoduje uelastycznienie wykonywania umowy między stronami. Z drugiej strony taki zapis nie pozwoli na niekontrolowane rozregulowanie całej umowy.

PODSUMOWANIE

Jak widzisz, wprowadzenie formy dokumentowej poprawiło i usprawniło funkcjonowanie powszechnie stosowanej poczty elektronicznej w obrocie prawno-gospodarczym. Forma dokumentowa jest mniej sformalizowana od formy pisemnej i nie wymaga przekazywania sobie własnoręcznie podpisanych egzemplarzy umowy. Jednak w praktyce mogą pojawić się spory między stronami dotyczące wykonania umowy, jej warunków, itd. Wówczas mogą pojawić się także trudności dowodowe w ewentualnym postępowaniu przed sądem. Dlatego też przy umowach o większej wartości warto jednak zadbać o odpowiednie zabezpieczenie i zawrzeć umowę w formie pisemnej.

§ WARTO ZAPAMIĘTAĆ

♦ dokumentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego jest także e-mail, sms, wiadomości tekstowe – wszelkie nośniki informacji, które pozwalają na zapoznanie się z jej treścią;

♦ można zawrzeć umowę przez pocztę elektroniczną, sms’a, a nawet różnego rodzaju komunikatory, czy media społecznościowe;

♦ nie każda umowa zawarta przez e-mail jest ważna, ponieważ nie każda umowa może być zawarta w formie dokumentowej;

♦ w umowie pisemnej można wprowadzić zapis, że zmiany umowy będą następowały np. poprzez e-mail;

♦ przy umowach zawieranych w formie dokumentowej należy zadbać o uzgodnienie istotnych postanowień umowy, aby umowa była zawarta sk utecznie; ponadto, z treści musi wynikać wola zawarcia umowy;

♦ przy umowach zawieranych w formie dokumentowej może częściej dochodzić do sporów dotyczących jej wykonania, ale umowa zawarta w takiej formie nie pozbawia możliwości dochodzenia swoich praw (mogą natomiast pojawić się trudności dowodowe w przypadku postępowania przed sądem);

♦ pamiętaj, aby właściwie zabezpieczyć swoje prawa – zapisz e-maila, wydrukuj go, zrób print screeny, zdjęcia, cokolwiek, abyś mógł potem wykazać treść uzgodnień.

Stan prawny na dzień: 20.02.2019

Jeśli masz pytania lub problem prawny, zawsze możesz się ze mną skontaktować.

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się nim z innymi albo zostaw komentarz. Będzie mi miło!