Umowa zlecenia dla freelancera – na co warto zwrócić uwagę?

Umowa zlecenia jest jedną z najczęściej występujących umów w obrocie gospodarczym. Jest ona często stosowana przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, a także przez freelancerów. Warto poświęcić odrobinę czasu, aby dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę przy jej podpisywaniu. To, że umowy warto podpisywać oraz czytać je przed podpisaniem (tak, tak, moi drodzy, czytać przed podpisaniem!) wiedzą chyba wszyscy. Ale, aby zadbać o właściwe zabezpieczenie swoich interesów podczas współpracy warto również wiedzieć, co konkretna umowa powinna zawierać i co oznaczają konkretne zapisy.

CZYM JEST UMOWA ZLECENIA?

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną (tak jak umowa o dzieło) i została uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 734 – 751 k.c.), co oznacza, że nie znajdują do niej zastosowania przepisy Kodeksu pracy.
Zgodnie z kodeksową definicją:

Przykładem typowej umowy zlecenia jest np. świadczenie obsługi prawnej spółki przez kancelarię prawną albo doradztwa podatkowego przez podmiot zajmujący się świadczeniem takich usług na rzecz swoich klientów.

Przepisy o zleceniu stosuje się także odpowiednio do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami. Regulacje prawne dotyczące umowy zlecenia możemy zatem stosować do wszelkich innych czynności faktycznych, jeśli nie są uregulowane odmiennie.

Przykładowo, umowami zlecenia mogą być: umowa o pozycjonowanie strony internetowej, o prowadzenie profilu w mediach społecznościowych wraz z moderacją komentarzy, umowa z wirtualną asystentką, opieka nad dziećmi, obsługa informatyczna. Należy jednak pamiętać o tym, że to nie nazwa umowy decyduje o tym, jaka to umowa, a jej cel i zgodny zamiar stron. Trzeba zatem mieć również świadomość różnic między np. umową zlecenia, a umową o dzieło.

Umowa zlecenia, a umowa o dzieło

Umowa zlecenia różni się od umowy o dzieło tym, że jest umową starannego działania, a nie rezultatu. Co to oznacza? Podpisując umowę zlecenia zobowiązujemy się do prowadzenia działalności/wykonywania czynności, jakie nam zlecono, a nie do stworzenia czegoś. Nie mamy zatem obowiązku osiągnięcia konkretnego efektu. Mamy starć się go osiągnąć i to jest wystarczające. Ja, jako adwokat przyjmujący do prowadzenia Twoją sprawę w sądzie, nie mogę zobowiązać się do tego, że sprawę tą wygram. Mogę zobowiązać się, że podejmę wszelkie możliwe działania, aby ten cel osiągnąć. Nie odpowiadam natomiast za orzeczenie, które ostatecznie zapadnie.

WAŻNE!

Zleceniobiorca nie odpowiada za brak osiągnięcia konkretnego celu. Odpowiada natomiast za brak starannego działania.

FORMA ZAWARCIA UMOWY

Do zawarcia umowy zlecenia nie jest potrzebna żadna szczególna forma prawna. Może być zatem zawarta zarówno pisemnie, jak i ustnie. Warto jednak pamiętać, że jeżeli z zawarciem takiej umowy związane jest udzielenie pełnomocnictwa, to wówczas należy pamiętać o zachowaniu szczególnej formy, jeśli taka jest wymagana przez przepisy prawa. Nie muszę chyba również pisać, że umowę zawartą ustnie trudniej udowodnić, jeśli zachodzi taka konieczność. Dla bezpieczeństwa lepiej umowy zawierać na piśmie.

ELEMENTY SKŁADOWE UMOWY

Niektóre umowy zawierają jedynie minimum informacji niezbędnych do ustalenia ich treści. Inne zaś regulują wszystkie kwestie bardzo szczegółowo. W kwestiach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw, jeśli znajdują zastosowanie.

Strony umowy

Przyjmujący zlecenie (czyli ten, kto ma zlecenie wykonać) oraz dający zlecenie (czyli ten, kto zleca) – takie są kodeksowe sformułowania stron umowy zlecenia. W praktyce często funkcjonują jednak pojęcia zleceniobiorca i zleceniodawca.

Zarówno zleceniobiorcą, jak i zleceniodawcą może być osoba fizyczna (prowadząca działalność gospodarczą, lub nie), jak i osoba prawna (np. spółki kapitałowe), czy też tzw. jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółki osobowe, wspólnota mieszkaniowa).
Warto pamiętać o tym, aby umowa została podpisana, a do tego aby została podpisana przez osoby do tego uprawnione. Można również parafować każdą stronę umowy.

Przedmiot umowy

Przedmiotem umowy zlecenia jest wykonanie określonej czynności prawnej, a w przypadku innych umów o świadczenie usług, także innych czynności faktycznych. Przedmiot umowy to zakres prac, do jakich się zobowiązuje zleceniobiorca.
Podpisując umowę, warto szczegółowo określić, czego będzie dotyczyła. Można zrobić to również w formie harmonogramu będącego załącznikiem do umowy.

Obowiązki i uprawnienia stron

W umowie należy dokładnie określić obowiązki zarówno zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy. Wszelkie braki regulacji umowy co obowiązków stron często stają się przyczyną późniejszych problemów, powodującymi konflikty i zgrzyty w trakcie trwania umowy.

Obowiązki i uprawnienia zleceniobiorcy:

♦ podstawowym obowiązkiem zleceniobiorcy jest oczywiście wykonanie czynności, do której zobowiązał się na mocy umowy. Chodzi o wykonanie jej z należytą starannością, czyli starannością ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju;

♦ zleceniobiorca powinien udzielać zleceniodawcy potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy, a po wykonaniu zlecenia lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy złożyć mu sprawozdanie;

♦ przyjmujący zlecenie powinien wydać zleceniodawcy wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla niego uzyskał, chociażby w imieniu własnym;

♦ zleceniobiorcy nie wolno używać we własnym interesie rzeczy i pieniędzy zleceniodawcy. Od sum pieniężnych zatrzymanych ponad potrzebę wynikającą z wykonywania zlecenia powinien płacić zleceniodawcy odsetki ustawowe;

♦ zleceniobiorca co do zasady ma obowiązek wykonywania zlecenia osobiście. Może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. W wypadku takim obowiązany jest zawiadomić niezwłocznie zleceniodawcę o osobie i o miejscu zamieszkania swego zastępcy i w razie zawiadomienia odpowiedzialny jest tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępcy;

WAŻNE!

W interesie stron leży dokładne określenie zasad, kiedy zleceniobiorca może się posługiwać osobami trzecimi. Dopuszczalne jest rozwiązanie, zgodnie z którym wskazuje się zakres czynności, które zleceniobiorca może powierzyć osobom trzecim. W umowie można również wskazać konkretne podmioty, osoby trzecie, którymi może posłużyć się zleceniobiorca.

♦ zastępca odpowiedzialny jest za wykonanie zlecenia także względem zleceniodawcy. Jeżeli zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za czynności swego zastępcy jak za swoje własne czynności, ich odpowiedzialność jest solidarna;

♦ w wypadku, gdy zleceniobiorca powierzył wykonanie zlecenia innej osobie nie będąc do tego uprawniony, a rzecz należąca do zleceniodawcy uległa przy wykonywaniu zlecenia utracie lub uszkodzeniu, zleceniobiorca jest odpowiedzialny także za utratę lub uszkodzenie przypadkowe, chyba że jedno lub drugie nastąpiłoby również wtedy, gdyby sam zlecenie wykonywał.

Obowiązki i uprawnienia zleceniodawcy:

♦ zleceniodawca może udzielać zleceniobiorcy wiążących wskazówek co do sposobu wykonania zlecenia, ale zleceniobiorca może bez uprzedniej zgody zleceniodawcy odstąpić od wskazanego przez niego sposobu wykonania zlecenia, jeżeli nie ma możności uzyskania jego zgody, a zachodzi uzasadniony powód do przypuszczenia, że zleceniodawca zgodziłby się na zmianę, gdyby wiedział o istniejącym stanie rzeczy. Oczywiście o takiej zmianie sposobu wykonania zlecenia należy bez zbędnej zwłoki powiadomić zleceniodawcę;

♦ zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi. Powinien również zwolnić zleceniobiorcę od zobowiązań, które ten w powyższym celu zaciągnął w imieniu własnym;

♦ jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, zleceniodawca powinien na żądanie zleceniobiorcy udzielić mu odpowiedniej zaliczki;

♦ jeżeli zlecenie jest odpłatne, podstawowym obowiązkiem zleceniodawcy będzie zapłata wynagrodzenia za wykonane zlecenie.

Wynagrodzenie

Samo zlecenie może być odpłatne lub nieodpłatne.

Warto pamiętać jednak, że z przepisów prawa wynika obowiązek odpłatności zlecenia. Jeśli strony umowy chcą, aby za wykonane zlecenie wynagrodzenie się nie należało zleceniobiorcy, muszą to wyraźnie zapisać w umowie.

Co się dzieje w przypadku milczenia umowy na temat wynagrodzenia? Jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że zleceniobiorca zobowiązał się wykonać zlecenie bez wynagrodzenia, to za wykonane zlecenie należy się wynagrodzenie!

Jaka ustalana jest wysokość wynagrodzenia w sytuacji, kiedy strony wcześniej tego nie uzgodniły? Zgodnie z przepisami prawa, jeśli nie ma obowiązującej taryfy, a nie umówiono się o wysokość wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy. Wynagrodzenie takie ustalane jest indywidualnie.

Kiedy należy się wynagrodzenie? Jeśli ustalono, że zlecenie jest odpłatne, wynagrodzenie należy się zleceniobiorcy dopiero po wykonaniu zlecenia. Taki zapis znajdzie zastosowanie w praktyce tylko wówczas, gdy strony inaczej nie ustalą w umowie lub nic innego nie wynika z przepisów szczególnych. Jeśli zatem chcesz otrzymać wynagrodzenie jeszcze przed wykonaniem zlecenia, pamiętaj o tym, aby taki zapis znalazł się w umowie. W umowie można również postanowić, że wynagrodzenie płatne będzie np. w ratach, w czy też w określonych odstępach czasu.

CZAS TRWANIA UMOWY

Umowa zlecenia może zostać zawarta na czas określony lub na czas nieokreślony. Zakończenie umowy zlecenia może nastąpić wskutek jej wykonania, wypowiedzenia lub zaistnienia pewnych sytuacji, które powodują wygaśnięcie umowy.

Wypowiedzenie

Umowa zlecenia może być wypowiedziana w każdym czasie przez każdą ze stron. Taka jest główna zasada wynikająca z przepisów.

Strony mogą oczywiście w umowie, a nawet powinny, odmiennie uregulować tą kwestię. Można wprowadzić okres wypowiedzenia, jaki będzie wiązał strony (np. 2 tygodnie), można wprowadzić zapis, zgodnie z którym wypowiedzenie umowy nie będzie możliwe bez ważnych powodów. Jeśli strony tego nie uregulują, wypowiedzenie umowy zlecenia może być dokonane ze skutkiem natychmiastowym.

WAŻNE!

Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów! Czyli w sytuacji wystąpienia ważnych powodów, wypowiedzenie umowy zlecenia będzie zawsze możliwe. Co to są te ważne powody? Orzecznictwo sądów wskazuje m.in. utratę zaufania do drugiej strony umowy, nieudzielenie informacji potrzebnych do wykonania zlecenia. Oczywiście ważne powody muszą faktycznie istnieć i być przeszkodą do kontynuowania dalszej współpracy. Strony mogą również w umowie ustalić, jakie okoliczności będą uznane za ważne powody.

Jeżeli zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, strona, która wypowiada umowę odpowiedzialna jest za szkodę, jaką poniosła druga strona. Czyli strona wypowiadająca umowę może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.

Zleceniodawca, który wypowiada umowę, powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Jeśli zlecenie było odpłatne, obowiązany jest uiścić zleceniobiorcy część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom.

Kiedy zlecenie wygasa?

Wystąpienie pewnych sytuacji może doprowadzić do wygaśnięcia zlecenia, wystąpienie innych nie spowoduje takiego skutku. Co do zasady, kwestie te unormować można w umowie zgodnie z wolą stron.

Jeśli jednak umowa milczy w tym temacie (co oznacza, że poniższe można zmienić wprowadzając stosowne zapisy w umowie), obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego.

Zlecenie nie wygasa:

• wskutek śmierci zleceniodawcy (wówczas w stosunek zlecenia wstępują spadkobiercy i mogą oni wypowiedzieć umowę);
• wskutek utraty zdolności do czynności prawnych przez zleceniodawcę (zleceniodawcę reprezentuje wówczas przedstawiciel ustawowy i on może wypowiedzieć umowę).

Jeżeli jednak strony w umowie ustaliły, że z w wyniku wystąpienia powyższych sytuacji zlecenie wygasło, zleceniobiorca powinien, gdyby z przerwania powierzonych mu czynności mogła wyniknąć szkoda, prowadzić te czynności nadal, dopóki spadkobierca albo przedstawiciel ustawowy zleceniodawcy nie będzie mógł zarządzić inaczej.

Zlecenie wygasa:

• wskutek śmierci zleceniobiorcy;
• wskutek utraty pełnej zdolności do czynności prawnych przez zleceniobiorcę.

Jeżeli zlecenie wygasło, uważa się je mimo to za istniejące na korzyść zleceniobiorcy aż do chwili, kiedy dowiedział się o wygaśnięciu zlecenia.

CO JESZCZE WARTO USTALIĆ W UMOWIE?

Można przykładowo:

♦ ustalić, w jaki sposób zlecenie ma być wykonane;

♦ ustalić, kto ma dostarczyć potrzebne materiały;

♦ ustalić harmonogram współpracy między stronami;

♦ uregulować kwestie zabezpieczenia umowy poprzez wpłatę zaliczki, bądź zadatku (przeczytaj także Zadatek, czy zaliczka? Odwieczne pytanie.);

♦ wprowadzić zapis o karze umownej (przeczytaj także Kara umowna – siedem pytań, siedem odpowiedzi.);

♦ zawrzeć klauzulę o poufności (taka klauzula powinna zawierać wskazanie, jakie informacje strony uważają za poufne oraz że ich ujawnienie jest zabronione);

♦ zawrzeć klauzulę o zakazie konkurencji (czyli o obowiązku niepodejmowania działań konkurencyjnych);

♦ ustalić kwestie dotyczące praw autorskich;

♦ określić właściwość miejscową sądu;

♦ wskazać, że załączniki stanowią integralną część umowy;

♦ wskazać ilość egzemplarzy umowy.

PRZEDAWNIENIE ROSZCZEŃ Z UMOWY ZLECENIA

Kodeks cywilny przewiduje 2 letni okres przedawnienia w przypadku umowy zlecenia, ale tylko jeśli chodzi o:

1) roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju. To samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom;

2) roszczenia z tytułu utrzymania, pielęgnowania, wychowania lub nauki, jeżeli przysługują osobom trudniącym się zawodowo takimi czynnościami albo osobom utrzymującym zakłady na ten cel przeznaczone.

Wszelkie inne roszczenia przedawniają się na zasadach ogólnych, czyli z upływem 6 letniego lub 3 letniego (dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej) okresu przedawnienia. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.

UMOWA ZLECENIA A UMOWA O PRACĘ

Umowa zlecenia często wykorzystywana jest przez pracodawców jako zamiennik umowy o pracę. Na zleceniobiorcę nałożone są wówczas te same obowiązki, co na pracownika (np. obowiązek stawienia się w miejscu pracy i pozostania tam przez określoną liczbę godzin, podporządkowanie pracodawcy). Zleceniobiorca nie ma jednak tych samych przywilejów, jakie miałby będąc zatrudnionym na umowę o pracę (m.in. brak urlopu, większa swoboda rozwiązania umowy). Jeśli jest to sytuacja wymuszona przez zleceniodawcę (pracodawcę), a zawarta umowa ma cechy stosunku pracy, to warto pamiętać o tym, że w ramach postępowania sądowego można dochodzić ustalenia, że umowa zlecenia jest faktycznie umową o pracę.

Umowa zlecenia nie liczy się również do stażu pracy, niezależnie od tego, na jaki okres jest się zatrudnionym.

PODSUMOWANIE

Jak widzisz, zapisy dotyczące umowy zlecenia są dosyć rozbudowane. Nie ma też jednego, idealnego wzoru umowy. Wszystko zależy od rodzaju zlecenia. Tak naprawdę, dopiero w momencie podpisywania umowy z danym klientem okazuje się, jakie zapisy powinna ona zawierać. Jedno jest pewne: umowa powinna chronić Twoje interesy (nie ważne, czy jesteś zleceniodawcą, czy zleceniobiorcą) i warto wiedzieć, co w danej sytuacji można w niej zawrzeć. Jak to mówią, umowa jest na złe czasy, a nie na dobre 😊

Stan prawny na dzień: 09.01.2019

Jeśli masz pytania lub problem prawny, zawsze możesz się ze mną skontaktować.

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się nim z innymi albo zostaw komentarz. Będzie mi miło!